#Bürokultur im Wandel

Desk Sharing: Der flexible Arbeitsplatz der Zukunft und die Auswirkungen auf die Arbeitswelt

Lesezeit: 2 Minuten

Flexibel – vielseitig – effizient

Die moderne Arbeitswelt ist im Wandel, und Desk Sharing hat sich als ein Schlüsselkonzept für flexible Büros etabliert. Durch das Teilen von Arbeitsplätzen können Angestellte von einer dynamischen und adaptiven Umgebung profitieren, die sowohl die Produktivität als auch die Flexibilität erhöht. Doch was bedeutet die Einführung dieses innovativen Arbeitsmodells für Mitarbeitende, Kollegen und das Unternehmen insgesamt?

Was ist Desk Sharing?

Desk Sharing, oft auch als Hot Desking oder Shared Desk bezeichnet, ist eine flexible Arbeitsplatzgestaltung, bei der Mitarbeitende keinen festen Schreibtisch haben, sondern sich Büroflächen mit ihren Kolleg:innen teilen. Diese Art der Ressourcennutzung ist besonders in hybriden Arbeitsumgebungen beliebt, wo Mitarbeitende zwischen Homeoffice und Büro wechseln.

Vorteile von Desk Sharing

Die Flexibilität von Desk Sharing ist ein modernes Arbeitsprivileg. Mitarbeitende schätzen die Option, ihren Arbeitsort entsprechend der Aufgaben und Vorlieben des Tages zu wählen – eine Praxis, die den Anforderungen der heutigen Arbeitswelt gerecht wird.

Raumoptimierung: Desk Sharing ermöglicht eine effizientere Nutzung von Büroflächen, da weniger Leerstand entsteht, wenn Arbeitsplätze geteilt werden. Hierbei spielen die sogenannten Sharing Quoten/Ratios eine wichtige Rolle. Eine Sharing Ratio von 0,7 bedeutet beispielsweise, dass ein Unternehmen mit 30% weniger Arbeitsplätzen auskommen kann. Dies führt zu Kosteneinsparungen, die entweder direkt realisiert oder in die Aufwertung von Kollaborationsbereichen investiert werden können.

Kosteneinsparungen: Unternehmen können erhebliche Einsparungen bei den Betriebskosten erzielen, da weniger Arbeitsplätze bedeutet, dass weniger Miete, Energie und Ressourcen benötigt werden.

Kollaboration: Der Wechsel der Sitznachbarn fördert den Austausch und die Zusammenarbeit, da Mitarbeitende regelmäßig in neuen Konstellationen zusammenarbeiten.

Flexibilität: Desk Sharing unterstützt flexible Arbeitsmodelle, indem es Mitarbeitenden ermöglicht, ihren Arbeitsort je nach Aufgabe, Teamdynamik oder persönlicher Präferenz zu wählen.

Hybride Arbeitsmodelle: Das Konzept passt perfekt zu hybriden Arbeitsmodellen, bei denen Mitarbeitende zwischen Homeoffice und Büroarbeitsplatz wechseln.

Agilität: Desk Sharing fördert eine agile Arbeitskultur, in der schnelles Reagieren auf Veränderungen und spontane Meetings erleichtert werden.

Eigenverantwortung: Mitarbeitende lernen, ihren Arbeitsalltag selbst zu gestalten und Verantwortung für ihre Zeit- und Ressourcennutzung zu übernehmen.

Netzwerkbildung: Durch die regelmäßige Interaktion mit verschiedenen Teams können Mitarbeitende ihr internes Netzwerk ausbauen und neue Perspektiven gewinnen.

Anpassungsfähigkeit: Desk Sharing bereitet Unternehmen und Mitarbeitende darauf vor, sich schnell an veränderte Arbeitslasten und Teamkonstellationen anzupassen.

Attraktivität als Arbeitgeber: Mit Desk Sharing positionieren sich Unternehmen als modern und zukunftsorientiert, was besonders für neue Talente attraktiv sein kann.
Intelligente Auslastung: Unser Angebot umfasst eine Softwarelösung für ein App-basiertes Desk- und Raumbuchungssystem, das die Auslastung von Shared Desks optimiert. Dieses System ermöglicht eine effiziente und benutzerfreundliche Verwaltung von Arbeitsplatzressourcen.

Herausforderungen & Nachteile von Desk Sharing

Trotz der vielen Vorteile hat Shared Desk auch Nachteile. Bei der Einführung von Desk Sharing ist es wichtig, diese Nachteile zu berücksichtigen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen, um mögliche negative Auswirkungen zu minimieren.

Privatsphäre und Sicherheit: Desk Sharing kann dazu führen, dass Mitarbeitende sich weniger privat fühlen, da sie jeden Tag neben unterschiedlichen Personen sitzen. Zudem können Bedenken hinsichtlich der Sicherheit von persönlichen und firmenbezogenen Daten aufkommen, insbesondere wenn Mitarbeitende sensible Informationen bearbeiten.

Organisatorische Herausforderungen: Die Notwendigkeit, jeden Tag einen anderen Arbeitsplatz zu finden und sich einzurichten, kann zu Zeitverlust führen und die Effizienz beeinträchtigen. Außerdem kann es schwieriger sein, Kolleg:innen zu finden, wenn man sie für eine schnelle Absprache oder ein spontanes Meeting benötigt.

Technische Einschränkungen: Nicht alle technischen Geräte und Hilfsmittel lassen sich leicht zwischen unterschiedlichen Arbeitsplätzen transportieren oder teilen. Spezielle Software oder Hardwareanforderungen können die Flexibilität von Desk Sharing einschränken.

Mangelnde Personalisierung: Neben dem Verlust des „eigenen“ Schreibtisches kann das Fehlen eines persönlichen Arbeitsbereichs auch dazu führen, dass die Mitarbeitenden weniger verbunden oder engagiert sind, da die Möglichkeit zur Personalisierung des Arbeitsplatzes eingeschränkt ist.

Veränderungsmanagement: Die Einführung von Desk Sharing erfordert effektives Change Management, um Widerstände zu überwinden und sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden mit den Veränderungen Schritt halten können.

Die Einführung von Desk Sharing

Die erfolgreiche Implementierung von Desk Sharing erfordert eine sorgfältige Planung und offene Kommunikation, wobei die Rechte der Arbeitnehmer:innen und die Rolle des Betriebsrats, falls vorhanden, nicht außer Acht gelassen werden dürfen. Es ist essenziell, frühzeitig in den Dialog mit den Arbeitnehmervetreter:innen einzutreten, um die Bedürfnisse zu verstehen und sicherzustellen, dass die Einführung der flexiblen Arbeitsplätze transparent und im Einklang mit bestehenden Vereinbarungen erfolgt. Der Betriebsrat kann wertvolles Feedback geben und dazu beitragen, dass die neuen Arbeitsmodelle nicht nur effizienter und produktiver machen, sondern auch gerecht und angemessen sind.

Schulungen und die Entwicklung von klaren Richtlinien sind unabdingbar, um Missverständnisse zu vermeiden und die Akzeptanz unter den Mitarbeitenden zu erhöhen. Die Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat kann zudem dabei helfen, die Transition für alle Beteiligten so reibungslos und mitarbeiterfreundlich wie möglich zu gestalten. So wird sichergestellt, dass Desk Sharing nicht nur zu einer flexibleren und effizienteren Arbeitsumgebung führt, sondern auch die Arbeitszufriedenheit und das Teamgefühl stärkt.

Desk Sharing in der Post-COVID-Ära

In der Post-COVID-Ära hat sich die Welt der Arbeit deutlich verändert. Desk Sharing bietet eine Antwort auf die gestiegene Nachfrage nach flexibler und hybrider Arbeit, die das Homeoffice miteinbezieht. Es ermöglicht eine shared Nutzung von Ressourcen und trägt dazu bei, dass Büroflächen trotz einer geringeren physischen Anwesenheit der Mitarbeitenden effektiv genutzt werden.

Fazit: Desk Sharing als Teil einer agilen Arbeitswelt

Shared Desk ist mehr als nur ein Trend – es ist ein Teil der Evolution zu einer agileren und flexibleren Arbeitswelt. Während die Einführung eines solchen Arbeitsmodells Herausforderungen mit sich bringen kann, ist das Potenzial für eine gesteigerte Effizienz und Produktivität nicht zu übersehen. Unternehmen, die bereit sind, sich anzupassen und flexible Arbeitsmodelle zu adoptieren, werden wahrscheinlich in einer sich schnell verändernden Welt erfolgreich sein. Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie die Desk Sharing Bürokonzepte von citizenoffice Ihre Arbeitsumgebung transformieren können? Hier erfahren Sie mehr über unser Desk Sharing-Konzept.